Si fa seguito alle precedenti comunicazioni inoltratevi dallo Studio – nel corso di questa settimana – in materia di Coronavirus, quali, in ispecie:
- l’informativa, a mezzo e-mail, di lunedì 24 febbraio u.s., riportante le istruzioni che sovraintendono l’accesso ai nostri uffici, sino a nuove disposizioni;
- la Newsletter n. 14/2020, trasmessa in data odierna, la quale illustra – nel proprio documento allegato – (i) le norme di comportamento da osservare per far fronte all’emergenza sui luoghi di lavoro, tenuto conto dei provvedimenti diramati dalle Autorità di Pubblica Sicurezza, nonché, tra l’altro, (ii) le previsioni legislative introdotte in tema di smart-working.
Riteniamo di fornirvi taluni suggerimenti operativi – in aggiunta a quelli, ormai ben noti, pubblicati dalla Protezione Civile – che, a nostro avviso, possono agevolare una gestione ordinata dell’attuale emergenza.
In particolare:
- le aziende suddivise in reparti /uffici potrebbero valutare di segmentare le possibilità di accesso, dando disposizioni ai dipendenti di non entrare in determinate aree. Questo potrebbe formare oggetto di riunione da parte del servizio di prevenzione e protezione, da verbalizzare adeguatamente e poi indirizzare, sotto forma di specifiche disposizioni, al personale. Ciò al fine di cautelarsi davanti al rischio che una eventuale infezione possa provocare automaticamente la necessità (o l’ordine) di sospendere l’intera attività aziendale;
- dare disposizioni affinchè le riunioni in programma (e da programmare) prevedano la presenza di non oltre un certo numero di partecipanti (sempre per mitigare i rischi di contagio);
- conservare i nominativi di chi accede all’azienda per poter collaborare con le Autorità di Pubblica Sicurezza nell’eventualità in cui si manifestassero infezioni;
- verificare che l’azienda disponga della possibilità di far lavorare il proprio personale in remote working;
- una volta appurato quanto sopra, verificare quindi che il personale sia dotato degli strumenti necessari per il remote working almeno in misura tale da assicurare l’operatività nei servizi importanti;
- effettuare prove di remote working anche per i processi amministrativi, ivi compresi quelli finanziari.
L’attuale situazione appalesa, come particolarmente opportuno, prediligere modalità di contatto per audio-videoconferenza (anziché per presenza fisica) e l’utilizzo di strumenti di lavoro digitale e a distanza.
Le aziende dovrebbero cogliere questa circostanza, pur sfavorevole sotto diversi punti di vista, per affrontare gli eventuali deficit di digitalizzazione e testare – nell’immediato ed in modo approfondito – le funzionalità di c.d. “remote working”.